Olá.
Bater papo é muito gostoso e recomendo que todos se presenteiem com pelo menos uma sessão de bate-papo despretensioso por semana. Faz a gente soltar o pensamento, rir um bocado e lembrar de coisas que no dia a dia acabamos deixando de lado. Mas e quanto a bater papo em reuniões de trabalho, o que você acha disso?
Uma das coisas que mais me incomoda em reuniões de trabalho é a sensação de tempo jogado fora devido as intermináveis conversas sobre amenidades que acabam acontecendo. Lá estamos nós no meio de uma conversa importante e alguém faz um comentário sobre um evento do cotidiano. Pronto, é o suficiente para nos afastarmos do assunto principal por cinco a dez minutos, falando de tudo menos do objetivo que nos levou à reunião.
Não seria tão mal se ocorresse uma ou duas vezes em uma reunião de uma hora. Mas não é essa a realidade das inúmeras reuniões das quais participei em minha vida profissional. Ao contrário, tenho a sensação de que gastamos 10 a 15 minutos tratando o assunto principal e mais de uma hora conversando fiado.
Manter a atenção em uma reunião de trabalho não é tão fácil quanto minha visão prática das coisas gostaria que fosse. Já é difícil manter a atenção quando estamos sozinhos, imagina quando estamos cara a cara com um monte de pessoas loucas para contar as novidades. Não é de se esperar que gastemos tanto tempo de nossas reuniões com assuntos pouco relevantes para o contexto.
Como podemos então controlar esse "desperdício" de tempo em reuniões de trabalho? Listo abaixo algumas táticas que acho que podem ajudar no processo.
1 - Procure montar uma pauta de reunião e enviá-la previamente para as pessoas que participarão. Se não for possível enviar com antecedência, leve a pauta e apresente no início da reunião. Se não puder prepará-la antes, determine a pauta logo no início em conjunto com as pessoas presentes.
Reuniões sem pauta definidas tendem a ser muito mais dispersas do que as que se iniciam com um conjunto de objetivos bem claro. Ninguém gosta de se sentir devedor e o fato de saber os objetivos de uma reunião faz com que os mesmos sejam perseguidos de uma maneira ou de outra.
2 - Determine um horário para que a reunião termine e, pelo menos mentalmente, divida o tempo disponível de forma proporcional à complexidade dos assuntos a serem discutidos.
3 - Deixe as amenidades voarem um pouco no início da reunião. Elas ajudam a aquecer o ambiente e a fazer com que as pessoas se abram um pouco mais. Bloquear essa necessidade ao início pode gerar uma dificuldade maior ao longo do processo. Deixe que as pessoas conversem um pouco e atendam suas necessidades de socialização. Mas não deixe que esse processo tome mais do que 10 minutos ou você corre o risco de que todos esqueçam o objetivo principal.
4 - Após o período de aquecimento, sempre que a conversa desviar para algo do cotidiano, sem relação direta com os assuntos a serem discutidos, procure abreviar a conversa lembrando a todos que o assunto em discussão é outro. Procure não ser rude nem fazê-lo em forma de crítica. A melhor maneira de trazer as pessoas de volta à discussão principal é simplesmente voltar a falar sobre o assunto.
5 - Evite conversas paralelas. Quando elas ocorrerem, lembre a todos que a reunião é única e que qualquer comentário deve ser compartilhado com todos.
6 - Durante a reunião, a cada assunto fechado, lembre a todos sobre os assuntos faltantes e repriorize o tempo disponível. Aproveite para verificar se o tempo será suficiente e, caso note que haverá problemas para cobrir todos os assuntos, renegocie com todos a pauta ou até mesmo a duração da reunião. Esse exercício faz com que as pessoas aumentem sua concentração nos objetivos.
7 - Por fim, lembre-se que uma ação vale mais do que mil palavras. Se você é o responsável pela reunião procure dar o exemplo e mantenha o seu foco no objetivo principal, caso contrário será muito difícil te a colaboração das outras pessoas.
Se você tem outras sugestões de como otimizar o tempo em reuniões de trabalho, não deixe de enviá-las através do e-mail paulo.pinho@uol.com.br.
PP
Nenhum comentário:
Postar um comentário