A Importância de Alinhar Expectativas

Olá,

Outro dia participei de uma reunião cujo objetivo era ajustar a expectativa de um projeto de avaliação organizacional que acabara de fechar em determinada empresa. Éramos 4 participantes, todos executivos de carreira e com pelo menos 30 anos de experiência de mercado e minha expectativa era de que a reunião fosse rápida, quase uma formalidade.

Logo no início da reunião ficou claro que não seria tão simples assim. Cada participante tinha uma expectativa radicalmente diferente sobre os objetivos do projeto e a medida que as opiniões eram compartilhadas, discussões longas e acaloradas se desenrolaram durante cerca de 3 horas. O que era para ser uma reunião curta, de 30 minutos, para cumprir uma formalidade de início de projeto acabou se transformando em um debate tenso e profundo, que redefiniu de forma dramática os objetivos do projeto.

Esse tipo de situação é mais comum do que se possa imaginar. Apesar de parecer frustrante ter que rever os objetivos de um projeto da primeira reunião, é muito melhor do que descobrir isso depois de já ter realizado o projeto completa ou parcialmente. Por esse motivo, sempre faço questão de iniciar os projetos com uma reunião de alinhamento de expectativas.

O Alinhamento de Expectativas é para mim a tarefa mais importante de um projeto, seja ele de curto ou de longo prazo. Não vale a pena fazer qualquer esforço em um projeto antes que todos tenham a certeza do que pode ou não ser feito; dos possíveis resultados que podem ser obtidos; e dos efeitos colaterais que as ações e decisões tomadas durante o projeto poderão gerar.

Para que o Alinhamento de Expectativas seja efetivo é necessário que alguém faça o papel de Viabilizador.

O Viabilizador precisa ser muito hábil e sua atuação exige flexiblidade, rapidez de raciocínio e muita sensibilidade e a sequência do processo de Alinhamento demonstra essa necessidade.

Primeiramente, o viabilizador precisa trazer à tona os desalinhamentos existentes. Ele precisa destampar a panela de pressão que insiste em se apresentar como se não estivesse sofrendo tensão alguma. É preciso ter sensibilidade para perceber pequenos sinais de desconforto e habilidade para fazer com que esses pequenos sinais se transformem em um discurso claro e objetivo, capaz de representar de forma precisa os motivos do desconforto e do desalinhamento.

Uma vez destampada a panela de pressão, o viabilizador precisa lidar com o ruído e com a descompressão causada pelo ato de trazer à tona os desconfortos e desalinhamentos. Nesse momento, o viabilizador atua como um tradutor entre as diversas partes. Ele precisa legitimar o desconforto declarado e fazer com que os outros participantes entendam a importância de lidar com aquele problema. Ao mesmo tempo, ele tem que minimizar o impacto que as declarações de desconforto e desalinhamento costumam causar naqueles que até o momento desconheciam a existência dos mesmos. É comum que pessoas fiquem ofendidas quando desalinhamentos e desconfortos são declarados e evitar que esse tipo de sentimento invalide o trabalho de alinhamento é papel do viabilizador.

Uma vez que os desconfortos e desalinhamentos se tornem explícitos e sejam compreendidos e legitimados por todos, eliminando qualquer tipo de ressentimento, é hora de buscar um novo alinhamento. O viabilizador passa a atuar como um facilitador do consenso, possibilitando que todos sejam capazes de dar suas opiniões e sugestões, auxiliando na comunicação entre as partes, e mantendo o foco no objetivo de obter um consenso/alinhamento.

Alinhar expectativas e objetivos de um projeto é fundamental para o sucesso de um projeto. Sem esse tipo de trabalho prévio, o risco de fracasso é enorme e mesmo quando o sucesso é atingido ele o é de maneira parcial. O próprio desalinhamento inicial se encarrega de fazer com que as avaliações dos participantes sobre os resultados do projeto sejam heterogêneas sendo comum alguns participantes avaliarem o projeto como um grande sucesso e outros considerarem o mesmo projeto como um fracasso estrondoso.

Faça um teste. Avalie os projetos dos quais você participou nos últimos meses ou anos. Quais deles foram considerados grandes sucessos, quais triveram seus resultados defendidos por alguns e questionados por outros ou foram considerados verdadeiros fracassos? Como era o alinhamento das pessoas em torno desses projetos? Algum projeto de sucesso possuia problemas sérios de alinhamento? Algum projeto fracassado possuía alinhamento completo?

Respondendo a essas perguntas você com certeza verá que os projetos de maior sucesso são aqueles onde existe grande alinhamento de expectativas e objetivos das partes envolvidas. Esse alinhamento pode ocorrer no início ou ao longo do projeto, mas ele é realmente mandatório. Se ocorrer no início, muito melhor. Se não tiver ocorrido ainda, melhor que seja AGORA.

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Abraços,

Paulo Pinho